Organizzare eventi è da sempre nel nostro DNA. Che sia una piccola conferenza, assemblea o grande manifestazione non fa differenza. L’evento è quel momento di socialità che ci aiuta a spezzare la routine del lavoro quotidiano, seppur questo comporta grandi sforzi tecnici e tensioni di diverso genere.
Per tutta una vita mi sono dedicato a organizzare e trasportare furgoni carichi di materiale, service di diverse dimensioni, luci, altoparlanti, telecamere, maxischermi e attrezzature pesantissime. Tanta fatica, ma anche tanta gioia nel vedere negli occhi dei nostri partner e clienti la soddisfazione di un evento riuscito alla perfezione, secondo la nostra formula “evento perfetto”.
Poi arrivò la pandemia e tutto cambiò. Niente più furgoni carichi di attrezzature, niente più palchi e allestimenti hollywoodiani, ma soltanto tanti computer e dispositivi per una regia portatile e la trasmissione in streaming. Ed è proprio grazie allo streaming se oggi riusciamo comunque a organizzare eventi, nonostante la situazione che quotidianamente viviamo. Ci tengo a fare una premessa.
Con il nostro metodo, abbiamo digitalizzato da circa 10 anni tutti i nostri eventi. Non c’era evento dal vivo che non prevedesse anche la trasmissione in diretta sui canali delle organizzazioni con cui collaboriamo. Per cui non siamo nuovi all’approccio digitale. Tuttavia, ritrovarsi a dover gestire solo una regia virtuale è stato un passo non così semplice da realizzare essendo molto affezionati al lavoro di squadra e all’utilizzo di strumenti analogici iper-performanti dal vivo.
Sono trascorsi diversi mesi dalla titanica impresa di Maratona Manager che, in piena fase 1, ci ha messo duramente alla prova con le sue 17 ore di diretta. Da lì il nostro approccio si è evoluto rapidamente e, in un solo anno, abbiamo organizzato circa 40 eventi con un approccio totalmente digitale, a volte ibrido ma, in ogni caso sostenibile.
Tralasciando quindi l’aspetto “sociale” e l’assenza di titaniche attrezzature audio/video, quello che ci rimane è scoprire come un evento possa diventare sostenibile dal punto di vista ambientale. Rendere sostenibili gli eventi è diventato essenziale per il successo nell’industria dell’intrattenimento e delle conferenze di oggi.
La sostenibilità è sempre più importante come criterio di valutazione per tutti coloro che si approcciano a questo mestiere e, spesso, a molte aziende viene chiesto di implementare specifiche iniziative verdi come parte di un’offerta, fino a sfociare nel campo del green marketing.
Un evento digitale è sostenibile poiché abbatte i consumi di energia elettrica, i trasferimenti di persone e attrezzature (e di conseguenza di CO2), l’utilizzo di carta e altri beni di consumo e molto altro.
Non mi sento di dire che un evento con tale approccio sia meglio di un evento come lo conoscevamo qualche mese fa, ma c’è da dire che nel momento in cui si ritornerà a rappresentare iniziative dal vivo, bisognerà necessariamente mettere in campo molto di quello che si è imparato in quest’ultimo anno pandemico, in ambito di sostenibilità.
Rendere gli eventi sostenibili è possibile e noi lo stiamo già facendo.